W poprzednim poście z tej serii dowiedziałeś się, jak monitorować faktury i jak taktownie przypomnieć kontrahentowi, że ma do zapłacenia fakturę. Jednak bez względu na to, jak miło przypomnimy klientowi o zaległej płatności, zawsze znajdą się tacy, którzy nie zapłacą na czas.

Termin płatności minął, co teraz?

Kontrahent nie zapłacił jeszcze faktury? To frustrujące, ale nie trać nadziei! Jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby skłonić go do zapłaty. Po pierwsze, wyślij przyjazny e-mail z przypomnieniem lub zadzwoń do niego. Jeśli to nie poskutkuje, wyślij formalne wezwanie do zapłaty. Wreszcie, jeśli wszystko inne zawiedzie, możesz rozważyć podjęcie działań prawnych przeciwko wykonawcy.

  1. Po upływie 2 dni od terminu płatności faktury zadzwoń do wykonawcy. Możesz powiedzieć coś w stylu: „Dzień dobry! Chciałem tylko sprawdzić, czy przelew już doszedł, ponieważ nie otrzymaliśmy jeszcze środków. Może bank popełnił jakiś błąd?” Formułując zdanie to w ten sposób, nie obwiniasz nikogo. Po prostu pytasz o to, co mogło się stać. Jeśli transakcja została zrealizowana, klient będzie mógł przesłać Ci potwierdzenie przelewu. A co jeśli nie? „Aa, cudownie, że dzwonisz! Już robię przelew, proszę przyjąć moje przeprosiny za opóźnienie” – powie. Wtedy sprawa zostanie rozwiązana.
  2. Jeśli wykonawca nie odbiera Twoich telefonów, wyślij mu e-mail z podobną prośbą o wyjaśnienie sytuacji. Możesz też wykorzystać programy do fakturowania, aby wysyłać przypomnienia bezpośrednio do klienta. W ten sposób masz większe szanse na uzyskanie potwierdzenia, że pieniądze zostały przelane pomyślnie i na czas. Pamiętaj, ważne jest, aby nie odpuszczać! Wykazanie się wytrwałością tylko pomoże ci w sprawie.
  3. Nie daj się nabrać. Co zrobić, gdy klient próbuje cię wykorzystać? „No wiesz, jeszcze mi nie zapłacili, ale pod koniec tygodnia będę miał pieniądze i od razu ci zapłacę, obiecuję!”
  4. Uważaj! Bardziej prawdopodobne jest, że zaufasz dłużnikowi, jeśli współpracował z tobą przez dłuższy czas. Prawdą jest, że kontrahent skorzystał z Twoich usług, a teraz nadszedł czas, aby za nie zapłacić. Możesz zaproponować klientowi możliwość zapłaty w ratach, np. poprzez dokonanie dwóch płatności w odstępie kilku tygodni. Uczciwa osoba powinna się zgodzić.

Kiedy mija kilka tygodni, a Ty nadal nie widzisz pieniędzy od swojego kontrahenta, nadszedł czas, aby podjąć formalne kroki w celu skłonienia go do zapłaty. Miłe rozmowy telefoniczne i e-maile już nie wystarczą.

Jak napisać wezwanie do zapłaty? – wzór

Pierwszym krokiem w sporze z kontrahentem powinno być przedstawienie mu wezwania do zapłaty. Jeśli to możliwe, wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listem poleconym. W przypadku sporu sądowego możesz wykorzystać potwierdzenie odbioru jako dowód (niestety, musisz brać pod uwagę najgorsze).

Co powinno zawierać tego typu zawiadomienie? Oprócz podstawowych informacji, takich jak dane osobowe lub służbowe kontrahenta, termin płatności, należna kwota i ostateczny termin zapłaty zaległej sumy, list powinien również zachęcać go do zapłacenia tego, co ci się należy. Oczywiście, grożąc podjęciem działań prawnych na tym etapie, możesz się jeszcze dogadać bez udziału sądu.

Jeśli należna Ci kwota nie zostanie zapłacona w terminie określonym w wezwaniu do zapłaty, nie pozostaje nic innego, jak podać dłużnika do sądu. Wcześniej możesz wysłać kolejny list – przedsądowe wezwanie do zapłaty – jest jednak mało prawdopodobne, że doprowadzi to do rozwiązania sprawy poza postępowaniem sądowym.

Kiedy i jak skierować sprawę do sądu?

Niestety, niektórzy klienci uniemożliwiają polubowne załatwienie sprawy. Jeśli wykonawca odmówi Ci zapłaty za Twoją pracę po przedsądowym wezwaniu do zapłaty, droga sądowa jest ostatnią deską ratunku, dzięki której możesz odzyskać swoje pieniądze.

Najtańszą opcją jest wysłanie długu do prawnika lub firmy windykacyjnej. Możesz jednak również zdecydować się na samodzielne prowadzenie sprawy, aby zaoszczędzić pieniądze. Dobrym rozwiązaniem może być sąd internetowy, jednak bez profesjonalnej pomocy istnieje większa szansa, że przegrasz z powodu błędów formalnych, które dla prawników mogą wydawać się błahe. Jeśli suma faktur wynosi kilkadziesiąt złotych, możesz rozważyć pójście tą drogą, ale jeśli jest większa, polecam wynajęcie kogoś, kto wie, co robi.

A koszty?

Zbierz wszystkie możliwe dowody dotyczące trudnego klienta: umowę, potwierdzenie zamówienia (np. dostarczenia, odbioru itp.), komunikaty i listy. I nie wahaj się podjąć działania. Pieniądze są twoje, nie bój się o nie walczyć.