Niepłacący klient #1 – Jak zapewnić sobie punktualną spłatę faktur?

Niepłacący klient #1- Jak zapewnić sobie punktualną spłatę faktur?

Niepłacący klient może przytrafić się w każdym, nawet najlepiej prosperującym biznesie. Tacy kontrahenci są poważnym zagrożeniem dla Twojej płynności finansowej, dlatego musisz wiedzieć, jak sobie z nimi radzić. Monitorowanie faktur i skuteczne upominanie się o swoje pieniądze to nawyki, które warto sobie wypracować. Aby przekazać Ci jak najbardziej merytoryczną wiedzę w tym temacie, poprosiłam o pomoc specjalistę z firmy Finiata – Monikę Butterweck, która w dwuodcinkowej serii wpisów gościnnych radzi, jak się za to zabrać.

Borykasz się z klientami, którzy nie płacą na czas? Niestety, nie jesteś jedyna. Tak naprawdę jesteś jedną z bardzo wielu. Według badań przeprowadzonych przez Krajowy Rejestr Długów i Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce, 8,9% wydatków mikroprzedsiębiorców idzie na pokrycie skutków niezapłaconych w terminie faktur. Małe firmy czekają średnio 4 miesiące na zapłatę! Sama wiedza o tych liczbach być może podniesie Cię trochę na duchu, jednak nie pomoże Ci to w odzyskaniu zarobionych pieniędzy. A problem spóźnionych płatności często da się rozwiązać w bardzo prosty sposób. Trzeba tylko wiedzieć jak. No i oczywiście trzeba chęci!

Dlaczego upominanie się o swoje nie jest niczym złym?

Wiem, że są przyjemniejsze obowiązki, niż upominanie się o pieniądze. Wiele z nas odczuwa niechęć proszenia kogokolwiek o coś, awersja ta rośnie tym bardziej, jeśli mamy upominać się o coś, co się nam należy. Wygodniej więc siedzieć i czekać, bo „przelew w końcu przyjdzie”? Nie daj się sparaliżować przez takie myśli!

Pamiętaj o trzech rzeczach:

  1. Za pracę należy się wynagrodzenie: Będąc na etacie, pracodawca płaci Ci co miesiąc za Twoje ciężką pracę. Gdybyś nie dostała wynagrodzenia na czas, upomniałabyś się u szefa, prawda? Dlaczego ma to wyglądać inaczej, gdy wykonujesz pracę jako freelancer?
  2. Upominanie się o zapłatę faktury nie jest żebraniem: Jest to prośba o wypłacenie pieniędzy, które już zarobiłaś. Są one Twoje, zamrożone w fakturze. Nie ma więc podstaw, aby czuć się jak żebraczka! Co Twoje to Twoje.
  3. Być może jesteś uciążliwa, ale w końcu o to chodzi: Nie chcesz „przeszkadzać” kontrahentowi, bo „na pewno ma dużo pracy”? To nie jest usprawiedliwienie niewywiązania się z umowy! Owszem, być może Twoje prośby i zapytania będą kontrahenta wkurzały, ale przecież chodzi o to by otrzymać swoje pieniądze, prawda? Siedząc i czekając niczego nie zdzierżysz.

Jest chęć? Jest moc! Nie ma wymówek. Czas na działanie! Czytaj dalej, aby dowiedzieć się jak zadbać o terminową spłatę faktur jeszcze przed ich wystawieniem i jakie kroki podjąć, jeśli kontrahent zamilknie.

Jak sprawdzić wypłacalność klienta jeszcze przed przyjęciem zlecenia

Jeszcze zanim zgodzisz się na współpracę z nowym kontrahentem, możesz zapewnić punktualną zapłatę swojej faktury. Dobra, okej, czarna owca może się zawsze przytrafić i weryfikacja klienta nie gwarantuje w 100%, że faktura będzie opłacona na czas, jednak szanse wyłapania tejże czarnej owcy są wyższe, jeśli sprawdzimy z kim mamy do czynienia ZANIM zawrzemy z nim umowę.
Standardową procedurą sprawdzającą każdego klienta z potencjalnie większą fakturą powinien być słynny „research”, a więc minimum przegonienie jego nazwiska i danych firmy przez bazy Biur Informacji Gospodarczych, lub przez Rejestry Dłużników. Jeśli kontrahent już komuś wisi kasę, to chyba nie uwierzysz, że Tobie zapłaci w terminie? W przypadku, gdy znajdujesz o nim nieciekawe informacje, zastanów się dobrze (czyt. nie zastanawiaj się w ogóle nad tym) czy chcesz wchodzić z nim w jakiekolwiek układy biznesowe.

Jeśli nie chcesz grzebać w bazach, wystarczającym „researchem” może okazać się banalne wpisanie nazwy kontrahenta do wyszukiwarki internetowej. Szczególnie polecane jest to w przypadku firm. Poczytaj opinie lub popytaj na forach internetowych, czy ktoś już kiedyś współpracował z daną firmą i jakie ma z nią doświadczenia. Można się dowiedzieć całkiem sporo. Gdy będą powtarzać się głosy o spóźnionych lub wcale niezapłaconych fakturach, bierz nogi za pas. Nie warto ryzykować.

Powiedzmy, że research się udał, kontrahent wydaje się konkretny i wypłacalny, więc decydujesz się na współpracę i wystawiasz fakturę. Teraz czekasz? Tak i nie.

Niepłacący klient #1- Jak zapewnić sobie punktualną spłatę faktur?

Jak i po co monitorować fakturę?

Pamiętasz wymówki, które zatrzymywały Cię przed upomnieniem się o pieniądze? Teraz się przydadzą! „Może zapomniał”, „pewnie ma dużo pracy”, „skrzynka mu pewnie pęka”, właśnie dlatego nie wystarczy po prostu siedzieć i czekać na wpływ pieniędzy na konto. Lepiej ją monitorować.

  1. Po 2-3 dniach polecam zadzwonić do kontrahenta i zwykle poprosić o potwierdzenie otrzymania faktury. Można to również zrobić drogą mailową, w tym przypadku, gdyby miało dojść do sprawy sądowej, masz pierwszy dowód tego, że kontrahent się wywija od zapłaty faktury. Milej jest jednak po prostu zadzwonić. Bez pretensji, bez wymyślonych powodów. Prosto z mostu: „Chciałam się upewnić, że otrzymali Państwo moją fakturę.” To nie jest trudne :)
  2. Jeśli zbliża się termin płatności, a na koncie nadal widnieje pustka, polecam przypomnieć kontrahentowi o niedługo mijającym terminie płatności. 2-3 dni przed upływem terminu, możesz wysłać maila do kontrahenta. Ważne, aby wiadomość była napisana we właściwym tonie. Nie ma być to odebrane jako upomnienie (w końcu kontrahent mieści się jeszcze w terminie), ale raczej jako wskazówka lub nawet drobna przysługa. Nieraz rzeczywiście zdarza się, że ktoś odłożył fakturę do zapłaty i szczerze o niej zapomniał, szczególnie gdy faktura ma długi termin płatności. Po wysłaniu przypomnienia będziesz miała pewność, że kontrahent pamięta o Twojej fakturze.
  3. Jeśli w dniu upływu terminu płatności nadal nie ma pieniędzy na koncie, warto pomyśleć o jeszcze jednej wiadomości, aby ostatecznie przypomnieć kontrahentowi o mijającym terminie.

Jak wykorzystać terminy płatności do poprawy punktualności spłaty faktur?

Jak zagwarantować szybką zapłatę faktur? Dać coś w zamian. Wiem, nie powinno być to potrzebne, w końcu kontrahent podpisał umowę i zobowiązał się do zapłaty wynagrodzenia… jednak, jeśli męczy cię czekanie na pieniądze, lub po prostu musisz przyspieszyć przepływ pieniężny swojej firmy, zaproponuj kontrahentowi rabat za np. natychmiastową płatność gotówką, za płatność w ciągu 7 dni, albo płatność w ciągu 14 dni przy fakturze z dłuższym terminem. Możesz również zaproponować zniżkę na następne zlecenie, jeśli kontrahent zapłaci w ciągu określonego czasu. Bądź kreatywna, lecz pamiętaj: takie balety tylko gdy Cię na to stać. Bardziej opłacalne może okazać się inne rozwiązanie, np. faktoring.

Postarałaś się, trzymałaś się wszystkich wskazówek, a pieniędzy dalej nie ma? Trzeba będzie upartego kontrahenta trochę przycisnąć… za tydzień druga część naszej rozprawy z niepłacącymi klientami, z której dowiesz się, jakie dalsze kroki powinnaś podjąć!

—–
O autorce:
Monika Butterweck, z wykształcenia politolog i socjolog, nigdy nie lubiła suchych tematów. Dlatego po stażu w gazecie politycznej postanowiła skupić się na tekstach, które rzeczywiście komuś pomagają. Jako platformę znalazła firmę Finiata, która oferując mikrofaktoring rzeczywiście komuś pomaga: przedsiębiorcom i freelancerom.

Zdeklarowana freelancerka - Surface Pattern Designer. Prywatnie szczęśliwa żona i mama. Wyciskacz doby i ogarniacz chaosu.

Poprzedni wpis
Kolejny wpis
Więcej w Kariera
Trzy kroki do tyłu i patrz
Trzy kroki do tyłu i patrz!

Dlaczego szkicowanie jest ważnym elementem projektu?
Dlaczego szkicowanie jest ważnym etapem projektowania?

Zamknij