Niepłacący klient #2 – Co zrobić, gdy kontrahent nie zapłacił w terminie?

Niepłacący klient - co zrobić, gdy kontrahent nie zapłacił w terminie?

Z poprzedniego posta z tej serii dowiedziałaś się, jak monitorować swoje faktury i jak elegancko nie dać o sobie zapomnieć kontrahentowi. No ale niestety… nie ważne jak miło będziemy przypominać klientowi, że ma do zapłaty fakturę, znajdzie się taki, który mimo wszystko nie opłaci jej na czas. W tym wpisie specjalistka – Monika Butterweck z firmy Finiata tłumaczy, jakie podjąć dalsze kroki oraz dzieli się wzorem wezwania do zapłaty.

Termin płatności minął, co teraz?

Stało się. Kontrahent nie zapłacił za fakturę. Mija dzień, dwa, trzy…. Co teraz?
To jeszcze nie koniec świata. Koniec świata będzie dopiero gdy zdecydujesz, że po prostu będziesz czekać na przelew. Ale na szczęście już wiesz, że jest to najgorsza decyzja, którą możesz podjąć! Jak więc zabrać się za upomnienie się?

  1. Zadzwoń: Dzień lub dwa po minięciu terminu spłaty faktury zwyczajnie zadzwoń do kontrahenta: „Dzień dobry, chciałam się upewnić, że zrobiliście Państwo przelew, ponieważ pieniądze jeszcze nie dotarły… Może bank zawinił?” Tak na przykład może wyglądać pretekst do telefonu. Nie obwiniaj kontrahenta, zwal winę na bank, przecież kontrahent na pewno już zapłacił, prawda? Jeśli przelew został wykonany, klient będzie w stanie przekazać Ci potwierdzenie przelewu. A jeśli nie? To być może usłyszysz to: „Aaa, dobrze, że Pani dzwoni! Już robię przelew, bardzo przepraszam za opóźnienie” i sprawa będzie zakończona.
  2. Nie baw się w głuchy telefon: Telefon nie przyniósł oczekiwanego efektu? Jeśli kontrahent notorycznie nie będzie odbierał od Ciebie telefonów, napisz maila z podobnym pretekstem. Programy do fakturowania również umożliwiają wysyłanie przypomnień bezpośrednio do klienta. Chcesz się upewnić, że przelew został wykonany, bo może bank coś zawalił. I poczekaj 2-3 dni. Możesz w tym czasie oczywiście dalej dzwonić, aby się upewnić, że kontrahent otrzymał maila. Nie odpuszczaj!
  3. Nie daj się zwieść: Co zrobić, jeśli klient będzie próbował brać Cię na litość? „No wie Pani, nie zapłacili mi, będę miał pieniądze pod koniec tygodnia i od razu zapłacę, obiecuję!”
    Bądź ostrożna! Jeśli współpraca z dłużnym klientem do tej pory przebiegała sprawnie, prędzej możesz mu zaufać, że przelew rzeczywiście przyjdzie pod koniec tygodnia. Faktem jest to, że kontrahent skorzystał z Twojej usługi, a teraz trzeba za nią zapłacić. Możesz zaproponować klientowi płatność ratami, np. rozłożyć płatność na dwie raty, z czego jedna powinna być płatna od razu. Uczciwy powinien się zgodzić.

Mija tydzień lub dwa, a pieniędzy dalej nie ma? Koniec miłych telefonów i emaili. Zaczyna się czas formalnych kroków, aby przekonać kontrahenta do zapłaty zaległej faktury.

Jak napisać wezwanie do zapłaty? – wzór

Pierwszym formalnym krokiem wobec kontrahenta powinno być wysłanie mu wezwania do zapłaty. Wezwanie do zapłaty powinno być przesłane pocztą, najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie odbioru będziesz mogła wykorzystać jako dowód w przypadku sprawy w sądzie (no niestety, trzeba myśleć o najgorszym).

Co powinno znaleźć się w takim wezwaniu? Oprócz standardowych danych, czyli danych osobowych bądź danych firmy kontrahenta, minionego terminu płatności, kwoty do zapłaty i ostatecznego terminu zapłaty zaległej kwoty, pismo powinno mimo wszystko zachęcać kontrahenta do zapłaty należności. Oczywiście, klient ma poczuć presję przez zagrożenie skierowania sprawy do sądu, ale na tym etapie można dogadać się jeszcze po dobroci.

Wzór wezwania do zapłaty mógłby wyglądać tak (kliknij na obrazek, żeby pobrać wersję .doc):

Wezwanie do zapłaty - wzór

Po wysłaniu wezwania do zapłaty kontrahent ma wyznaczony ostatni termin zapłaty należności. Jeśli po minięciu tego terminu nie znajdziesz swoich pieniędzy na koncie, nie pozostaje Ci niestety nic innego niż skierowanie sprawy do sądu. Możesz wysłać jeszcze jedno pismo, tak zwane przedsądowe wezwanie do zapłaty, jednak szanse na rozwiązanie sprawy po dobroci są w takich przypadkach marne.

Kiedy i jak skierować sprawę do sądu?

Niestety z niektórymi klientami nie da się załatwić sprawy polubownie. Jeśli i po przedsądowym wezwaniu do zapłaty kontrahent nie będzie gotów wynagrodzić Cię za pracę, droga sądowa pozostaje ostatnią deską ratunku, aby kiedykolwiek odzyskać pieniądze.
Najłatwiej będzie skierować sprawę do prawnika, doradcy prawnego lub firmy windykacyjnej. Można także iść w bój samodzielnie, aby zaoszczędzić koszty związane z wynajęciem prawnika. Dobrym rozwiązaniem może okazać się Sąd Internetowy. Jednak bez pomocy specjalisty ryzyko przegrania sprawy ze względu na banalne (dla prawnika) błędy formalne jest o wiele wyższe. W przypadkach faktur o wartościach kilkudziesięciu złotych, można o tym pomyśleć. Jednak w przypadku wyższych faktur, szczerze polecam zatrudnić profesjonalistę, aby sprawa przebiegła sprawnie.
A koszty?
Firmy windykacyjne na ogół liczą ustalony procent od odzyskanej kwoty, prawnikom trzeba przeważnie zapłacić ustaloną cenę z góry.
Zbierz więc wszystkie dowody na upartego kontrahenta: umowa, potwierdzenie wykonania zlecenia (np. Wysyłka, potwierdzenie odbioru, itp.), wiadomości, listy… i nie zwlekaj.
Pieniądze są Twoje, nie bój się o nie walczyć.  

—–
O autorce:
Monika Butterweck, z wykształcenia politolog i socjolog, nigdy nie lubiła suchych tematów. Dlatego po stażu w gazecie politycznej postanowiła skupić się na tekstach, które rzeczywiście komuś pomagają. Jako platformę znalazła firmę Finiata, która oferując mikrofaktoring rzeczywiście komuś pomaga: przedsiębiorcom i freelancerom.

Zdeklarowana freelancerka - Surface Pattern Designer. Prywatnie szczęśliwa żona i mama. Wyciskacz doby i ogarniacz chaosu.

Poprzedni wpis
Kolejny wpis
Więcej w Kariera
Niepłacący klient #1- Jak zapewnić sobie punktualną spłatę faktur?
Niepłacący klient #1 – Jak zapewnić sobie punktualną spłatę faktur?

Trzy kroki do tyłu i patrz
Trzy kroki do tyłu i patrz!

Zamknij