Lista zadań – przyjaciel czy wróg?

Lista spraw do załatwienia to najprostszy sposób ustalenia konkretnego planu dnia. Można wpisywać na nią wszystko, od odpisania na maila, pracy nad jakimś projektem po wykąpanie psa. To chyba najprostsza metoda utrzymania kontroli nad codziennym chaosem, sama zaczynam każdy dzień od podobnej listy. Jednak jej największą wadą jest brak określenia priorytetów pozycji, które się na niej znajdują. Gdy źle zabierzesz się do takiej listy, zamiast sprzymierzeńcem może stać się wrogiem Twojej efektywności.

Przez cały dzień mamy do wykonania dziesiątki czynności. Zapisując każdą z nich na listę tworzy nam się zbiór kilkudziesięciu zadań do wykonania. Im tych zadań jest więcej, tym jesteśmy bardziej zestresowane i tracimy nad tym kontrolę. Patrząc na listę 50 rzeczy myślisz sobie „o jejku, mam 50 rzeczy do wykonania! Muszę napisać ofertę, zadzwonić do klienta, skończyć dwa projekty, wysłać smsa do koleżanki, wykąpać psa i kupić masło.” Niektóre z tych rzeczy zajmą Ci minutkę, niektóre są naprawdę mało istotne. Ale nie zmienia to faktu, że masz przed sobą 50 zadań.

Jak się z tym uporać?

Zacznij od najmniejszych zadań, które możesz wykonać od ręki i zajmą Ci najmniej czasu. Dzięki temu uprzątnięsz z głowy mało istotne problemy. Gdy na Twojej liście zostały już same konkrety, oprzyj się pokusie zrealizowania przyjemniejszych punktów i zostawienia tych niefajnych, aczkolwiek ważnych, na koniec ;) Określ priorytety. Zacznij od zadań, które mają największą wartość i wymagają największej uwagi.

Na każdej liście od czasu do czasu znajdzie się takie zadanie, które będziesz przekładać z dnia na dzień, aż umrze śmiercią naturalną. Istnieje wiele powodów, dla których pewne obowiązki kończą w ten przykry sposób:

Niesprecyzowane cele

Każde zadanie na liście spraw powinno być jasno określonym celem. Ma to być fakt łatwy do odnotowania, określony w czasie i z mierzalnym efektem. Zbyt ogólne określenie celu sprawi, że ciężko będzie Ci się zabrać za daną czynność, bo nie będziesz mogła przewidzieć, w którym momencie zadanie będzie wykonane. Dlatego większe projekty dziel sobie na mniejsze konkretne zadania.

Brak odpowiedniego przygotowania

Musisz zrobić coś, w czym nie masz doświadczenia, ale nie chce Ci się poszukać informacji na ten temat. Żmudna praca logistyczna, która stoi na drodze do właściwego zadania skutecznie Cię do niego zniechęca. O ile nie możesz go wydelegować komuś innemu, to w końcu będziesz musiała się za nie wziąć. Potraktuj to jak wyzwanie, naukę czegoś nowego, nigdy nie wiadomo kiedy znowu przyda Ci się ta wiedza :)

Lekceważenie wewnętrznego zegara

Planując sobie zadania do wykonania tak bardzo skupiasz się na deadlinach i harmonogramie, że lekceważysz swój wewnętrzny biologiczny zegar. Ustalasz pracę nad projektem na środę po południu, zapominając że najlepiej nad takimi rzeczami pracuje Ci się rano, kiedy masz największą wydajność. Przy planowaniu staraj się brać pod uwagę swój poziom energii w poszczególnych porach dnia.

Zadanie jest nieprzyjemne

Nie oszukujmy się, zawsze znajdzie się jakieś zadanie do wykonania, na które nie masz najmniejszej ochoty. Najłatwiej jest je ignorować tak długo jak się tylko da. Jeśli jednak jest to problem, który sam z siebie się nie rozwiąże, to weź się w garść, zaciśnij zęby i zrób je! Najłatwiejszy sposób na pozbycie się go, to jego wykonanie. I tak kiedyś będziesz musiała to zrobić ;)

Zadanie jest przytłaczające

Niektóre zadania są tak rozbudowane, że na samą myśl się odechciewa. Nie wiesz jak się za to zabrać, od czego zacząć. Podziel sobie taki projekt na mniejsze punkty, a dzięki temu szybciej skreślisz 5 wykonanych pozycji niż doczekasz się wykonania tej jednej dużej. Nic tak nie cieszy jak skreślenie kilku punktów z listy :)

Ciągle coś Ci przeszkadza

O rozpraszacze nie jest trudno. Co chwilę przychodzi nowy e-mail, Facebook domaga się uwagi, ktoś dzwoni, ktoś coś chce. Nie daj się! Gdy masz czas na pracę – pracuj. Wyłącz przeglądarkę, wycisz telefon, nie reaguj na każde piknięcie w komputerze. Im bardziej się skupisz, tym szybciej wykonasz dane zadanie i będziesz mogła przejść do kolejnych punktów. Z przerwą na Facebooka po drodze ;)

Cały czas zajmujesz się gaszeniem pożarów

Jeśli nie pracujesz jako 100%-towy samotnik, zawsze znajdzie się ktoś, kto będzie coś od Ciebie chciał. Z reguły będzie to coś niesamowicie pilnego, ważnego i nie będzie mogło poczekać nawet godziny. Skacząc od jednej pilnej sprawy do drugiej nigdy nie skończysz tego, nad czym właściwie w tym czasie pracujesz. Postaraj się skupić na tym co ważne i wyjść z tej pętli ciągłego reagowania. Inni mogą czasem poczekać.

Zadanie jest średnio opłacalne.

Tak się złożyło, że masz do wykonania zadanie, które wymaga sporego nakładu pracy, ale nagroda za nie (np. wynagrodzenie) jest stosunkowo niewielka. Więc po prostu Ci się nie chce, lepiej zająć się czymś bardziej opłacalnym. No tak, ale to zadanie i tak musi zostać wykonane. Najlepiej zrób to jak najszybciej i przejdź do rzeczy, które dadzą Ci więcej satysfakcji.

Zbyt wiele zadań na jeden dzień

Zdarzają się się takie dni, gdy zaplanowanych zadań jest tak wiele, że i tak wiesz, że ze wszystkimi nie zdążysz. Może być to wynikiem złego planowania, przypadkowego nałożenia się deadlinów lub nieoczekiwanych sytuacji, które spowodowały opóźnienia w projektach. Przeanalizuj taką listę i jeśli się da, to przełóź coś na jutro, część spróbuj komuś wydelegować, a Ty zacznij od tych najważniejszych i najpilniejszych punktów. Może nie ugasisz całego pożaru od razu, ale chociaż zminimalizujesz jego skutki :)

Złotą zasadą planowania zadań na dany dzień jest wybranie jednego, góra dwóch najważniejszych zadań. Wytypuj takie totalnie ważne zadanie, które musisz zrobić dziś i koniec. Jeśli nie zostanie Ci wiele czasu na kolejne punkty, to przełożysz je na jutro, ale to najważniejsze będziesz miała już za sobą.

A Ty jak radzisz sobie z codzienną listą zadań? Traktujesz ją jak wroga czy Twojego sprzymierzeńca?

Zdeklarowana freelancerka - Surface Pattern Designer. Prywatnie szczęśliwa żona i mama. Wyciskacz doby i ogarniacz chaosu.

Poprzedni wpis
Kolejny wpis
Więcej w Kariera, Rozwój
Jak sobie radzić z motywacyjnym dołem?

Freelance Mama – czy każda mama może nią zostać?

Zamknij